Print Management czyli outsourcing poligrafii. Rozmowa z Sabiną Zawiła i Dariuszem Kaczmarczykiem, ekspertami zarządzania drukiem z MMDS Print Management w jaki sposób można wpłynąć na obniżenie kosztów druku.
Dlaczego warto zlecić zarządzanie drukiem w przedsiębiorstwie zewnętrznej firmie?
D.K. To proste. Taka firma przejmuje kompleksową odpowiedzialność za cały proces; począwszy od etapu projektowania, poprzez produkcję, skończywszy na logistyce, odciążając tym samym pracowników działów marketingu czy zamówień. Dodatkowo firma świadcząca usługi print management bierze pod swoje skrzydła także obszar logistyki, tak więc wszelkie zasoby, zazwyczaj przeznaczane na konfekcjonowanie i transport, w przypadku skorzystania z outsourcingu usług można skierować w inną stronę. W efekcie outsourcing poligrafii powoduje to obniżenie kosztów druku.
Kiedy powinniśmy się zdecydować na tego typu outsourcing poligrafii?
S.Z. Na pewno wtedy, gdy portfolio materiałów poligraficznych jest obszerne i obejmuje wydruki na różnych powierzchniach, często za pomocą różnych technologii. Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej na tej usłudze zyskują firmy z branży FMCG, operatorzy telefonii komórkowych i banki, czyli uogólniając – przedsiębiorstwa B2C. A dla nich obniżenie kosztów druku, chociażby ze względu na skalę produkcji jest co najmniej istotne.
D.K. Na pytanie, czy wdrożenie usługi print management będzie korzystne, trzeba odpowiedzieć sobie podczas analizy portfolio materiałów poligraficznych. Przed nawiązaniem długofalowej współpracy konieczne jest przeprowadzenie audytu, który pozwoli wskazać obszary wymagające poprawy i wybrać optymalne rozwiązania, aby obniżenie kosztów druku było znaczące.
Jak wygląda taki audyt w usłudze print management? Na jakie aspekty trzeba zwrócić szczególną uwagę?
S.Z. Aby mieć pełen obraz sytuacji i jasność w określeniu funkcjonalności istniejących rozwiązań i czynników wpływających na obniżenie kosztów druku, trzeba wspólnie z klientem – najczęściej są to marketerzy i pracownicy działów zakupów – przeanalizować dotychczasowe materiały reklamowe, a następnie dla każdego druku dobrać optymalne rozwiązania, polegając na doświadczeniu i wiedzy audytorów print management. Outsourcing poligrafii to też świeże spojrzenie na portfolio druków.
D.K. Po wdrożeniu wskazanych w audycie procedur osoby z działów marketingu skracają czas przeznaczony na czynności związane z zamówieniem, koordynacją produkcji, akceptacją gotowych materiałów oraz z ich dostawą we wskazane miejsce co bezpośrednio wpływa na obniżenie kosztów druku. Zaoszczędzone środki finansowe – z naszego doświadczenia wynika, że jest to zazwyczaj około 25–30% budżetu w skali globalnej – można przeznaczyć na dodatkowe rozwiązania, umożliwiające głębszą penetrację rynku i skuteczniejsze dotarcie go grup docelowych. Na tym właśnie polega outsourcing poligrafii.
A jakie są słabe strony usługi print management?
S.Z. Print management nie sprawdzi się w każdej firmie. Z naszych doświadczeń wynika, że opłacalność optymalizacji procesu druku rozpoczyna się przy rocznych wydatkach netto na poligrafię na poziomie 250 000 zł. Właśnie wtedy obniżenie kosztów druku zaczyna być mocno zauważalne. Do słabych stron print management możemy także dorzucić brak opłacalności usługi w przypadku, gdy materiały poligraficzne nie są zróżnicowane na poszczególne grupy asortymentowe.
Jakie korzyści odnosi drukarnia, współpracując ze spółką oferującą outsourcing druku?
S.Z. Rozpoczęcie współpracy z firmą specjalizującą się w print management może mieć dla drukarni strategiczne znaczenie. Niejednokrotnie zlecenia ze spółki zarządzającej poligrafią stają się ważnym źródłem dochodu – przy zwiększonych obrotach drukarnia nie ponosi dodatkowych kosztów, koniecznych dla dywersyfikacji odbiorców. Tak więc dla klienta to obniżenie kosztów druku, a dla drukarni – zysk.
- K. Bazując na wiedzy dotyczącej potencjału drukarni, można wybrać odpowiedniego producenta. Ważne jest wykorzystanie specjalizacji drukarni partnerskich, czego efektem jest zlecanie im najbardziej rentownych produkcji. To jedna z podstawowych zasad, które wpływają na obniżenie kosztów druku.
S.Z. Eksperci print management dobierają wykonawców, dla których dana realizacja może się okazać najbardziej rentowna, eliminując tym samym potencjalne nakłady poniesione na pracę wykonywaną standardowo przy ofertowaniu. Outsourcing poligrafii jest tutaj najlepszym rozwiązaniem.
D.K. Firma print management zna cały proces produkcji. Dysponuje danymi na temat tego, ile czasu jest potrzebne na przeprowadzenie poszczególnych etapów. Wiedza dotycząca niezbędnych nakładów finansowych też jest nieoceniona, dając w efekcie realny obraz realizacji zamówienia. Efekt? To oczywiście obniżenie kosztów druku.
Co jest niezaprzeczalną korzyścią dla drukarni współpracującą ze spółką specjalizującą się w print management?
D.K. Współpraca ze spółką, dla której outsourcing poligrafii jest kluczową usługą, wyeliminowane jest ryzyko związane z przeterminowanymi płatnościami, co stanowi zabezpieczenie wykonawcy przed nierzetelnym odbiorcą. Kolejna kwestia to sprawny proces akceptacji nakładu. Gwarantem tego może być np. uprawnienie przez klienta pracowników firmy print management zarządzającej do zatwierdzenia egzemplarzy próbnych, a także do odbioru gotowych prac. Tym samym usługa print management, chociażby ze względu na mnogość rozwiązań produkcyjnych, staje się niezbędnym ogniwem pomiędzy firmą a producentem, natomiast spółka ją świadcząca – realnym partnerem w obszarze poligrafii. W MMDS polecamy właśnie takie obniżenie kosztów druku.
S.Z Precyzyjnie sformułowana specyfikacja techniczna umożliwia bezkolizyjną produkcję, a co się z tym wiąże – terminowe dostawy. Wiedza ekspercka z zakresu print management, rozeznanie w rynku i doświadczenie, jakie mają praktycy zarządzania drukiem, owocują ekonomicznymi rozwiązaniami dla biznesu, usprawniającymi komunikowanie pomiędzy firmą a jej odbiorcami.